Ordene su estudio y sea más productivo

Trabajar en un espacio desordenado nos impide la concentración y entorpece la productividad. Una experta nos cuenta cómo transformar este espacio.  

on la pandemia llegó el teletrabajo y aunque muchos ya volvieron a las oficinas y a las aulas, todavía una buena parte sigue trabajando o estudiando desde casa. Establecer un lugar de trabajo organizado y con rutinas productivas fue y sigue siendo un reto. Hacer de este espacio un lugar más armonioso puede repercutir positivamente en nuestro desempeño. Y lo contrario: largas jornadas en un espacio desordenado nos impide la concentración y el foco adecuado en las tareas prioritarias. 

Con estas recomendaciones su estudio u oficina en casa será un espacio ordenado que le permitirá ser más productivo.

Depurar la zona de trabajo

Este espacio únicamente debe tener lo que realmente se está utilizando, lo demás se guarda en su lugar o debe irse a la caneca de reciclaje. Mantener el escritorio despejado ayuda a la mente a no distraerse con elementos que no pertenecen a ese lugar como documentos, libros u objetos personales en exceso. 

¿Cómo hacerlo? Empiece por poner en el piso todo lo que tiene en su escritorio. Una vez tenga el espacio despejado sólo vuelva a poner las cosas que necesita para el trabajo o estudio que está realizando, lo demás debe irse a la basura, al archivo o al lugar correspondiente. El escritorio y toda la zona de trabajo debe tener una ocupación de objetos de máximo el 70 % para que realmente se sienta armonioso y tranquilo.

Cada cosa en un lugar especial

Por lo general, tenemos muchas cosas guardadas en nuestro espacio de trabajo/estudio, pero no les damos un lugar especial y sólo las ponemos en lugares improvisados. Mi consejo es que cada rincón de su zona de trabajo debe tener categorías claras. Por ejemplo, los elementos de papelería como hojas para la impresora, repuestos de lápices o marcadores, deben estar en un solo espacio agrupados, así se podrán encontrar en menos de 30 segundos. 

Algunas de las categorías que debe tener agrupadas son:

• Materiales de oficina: hojas para imprimir, clips, lápices, esferos, cinta pegante, grapadora y sus repuestos, marcadores, notas adhesivas, etc. Es importante que no almacene en exceso y revise si estos materiales están en perfectas condiciones. No guarde marcadores secos ni ningún otro objeto que haya perdido utilidad.

• Libros: Reserve un espacio para los libros pero si no los está usando deben devolverse a su lugar. 

• Documentos de trabajo/estudio: Este tipo de categoría definitivamente debe tener un lugar muy preciso (físico o digital), ya que deben ser fáciles de ubicar. Le sugiero tener todos estos documentos en un solo lugar, en carpetas con etiquetas que identifiquen categorías y subcategorías.

• Archivos de la casa: los recibos públicos del año, registros médicos, pago de impuestos, entre otros archivos del hogar, deben tener un lugar específico dentro de la zona de trabajo, ya que es el espacio ideal para almacenarlos. Esta categoría puede tener dos subdivisiones: archivos activos y archivos guardados. Los primeros (facturas por pagar) pueden ir en un sitio de fácil acceso como un revistero sencillo encima del escritorio (que siempre debe estar depurado); mientras que los archivos guardados (impuestos, registros, informes médicos, exámenes) pueden organizarse en carpetas de colores o con la etiqueta de su categoría. También esas carpetas se pueden ir a un archivador o a cajas destinadas para ese fin.

• Electrónicos: muchas personas guardan los cables de los aparatos electrónicos que están en funcionamiento dentro de la casa (los que estén obsoletos deben irse a la basura). Le recomiendo organizar los cables amarrándolos con un caucho para que no se enreden, e identificarlos con etiquetas para saber a qué aparato corresponde. Una vez los haya categorizado debe organizarlos en cajas para que los demás miembros de la familia puedan encontrarlos fácilmente y devolverlos a su lugar.

Establezca reglas de juego para mantener el orden

Regla 1. Devuelva todo a su lugar. Ya depuró su zona de trabajo, después le dio un lugar a cada categoría de elementos y las organizó de la forma más adecuada, hasta puso etiquetas donde correspondía, ahora debe crear unas reglas de juego que usted y su familia deben seguir para que todo continúe ordenado a mediano y largo plazo. Una de las reglas más conocidas para que todo siga organizado es “devuelva las cosas a su lugar una vez las haya usado”, este hábito es básico para todos los que usan ese espacio.

Regla 2. “No reciba regalos que no necesita o no va a usar”. Absténgase de guardar documentos, facturas o elementos de papelería innecesarios como folletos de promociones, volantes de domicilios, facturas viejas. Evite recibir regalos corporativos como esferos, almanaques, planeadores, libretas y otros objetos de oficina que no necesita. Así tomará las riendas de lo que entra a este espacio y evitará la acumulación de objetos. Esa es la clave del éxito.

Regla 3. Zonifique su espacio de trabajo. De esta forma tendrá a la mano lo que está usando actualmente y los elementos que requiere con mayor frecuencia: todo lo que busque estará a 30 segundos de distancia.

Cuatro mitos sobre la productividad

Como organizadora de espacios y experta en productividad, sé que los espacios deben estar organizados para brindar armonía y tranquilidad pero además se deben ordenar los pensamientos y los sentimientos para estar más enfocados y ser más productivos. Lo primero es sacar de su cabeza estos mitos:

“Ser multitarea me hace más productivo”. Siempre es muy tentador hacer muchas tareas a la vez y más si éstas son pequeñas o fáciles, pero hacerlas todas al mismo tiempo no funciona. No nos permite estar enfocados en una sola cosa o hacerlo con una calidad óptima.

“Los descansos son una pérdida de tiempo”. Existe la creencia de que trabajar sin parar es más productivo porque realizamos más tareas o actividades, pero muchos podrían estar haciendo mal su trabajo por estar cansados física y mentalmente. Tomar pausas activas durante la jornada laboral le permitirá retomar energías para continuar haciendo bien el trabajo. 

“Depende de mí y sólo de mí lograr una meta”. No delegar tareas con su equipo de trabajo o compañeros de trabajo/estudio puede generar intranquilidad y estrés. Hay muchas actividades que usted puede compartir con alguien más y no por eso es menos profesional, al contrario, muy probablemente está descargando tareas que no le corresponden y así puede enfocarse en las que sí.

“El tiempo es dinero”. Se cree que mientras más tiempo le dedique a trabajar, más retribución económica tendrá y esto es sinónimo de invertir bien su tiempo. Sin embargo, el tiempo no solo es oro, también es vida, y organizando mejor sus horas laborales no sólo puede ganar dinero, sino que también mejorar su bienestar, su salud y su felicidad personal y laboral, cosas que el dinero no puede comprar.

*Organizadora Profesional. Especialista en Organización Residencial (NAPO-USA) e Interior Planner (TIP Method-USA). Fundadora de Get Simple. [email protected]