Las claves del teletrabajo eficaz

El teletrabajo ha sido la respuesta más inmediata para continuar con la vida laboral en medio del aislamiento obligatorio, aunque a muchos les cuesta adaptarse. Hablamos con una experta en el tema.

n este momento puede haber en el mundo más de tres mil millones de personas confinadas en sus casas para mitigar la propagación de la COVID-19, la enfermedad causada por el nuevo coronavirus. Eso ha planteado un reto mundial en el que millones de personas, equipos y hasta estructuras completas de trabajo deben reinventarse, y recurren al teletrabajo para continuar la producción en sus áreas de desempeño.

Sin embargo, por la rapidez con la que han tenido que reaccionar todas las sociedades, no ha habido tiempo para que este método se implemente con las garantías que deben tenerse en cuenta para su estructuración. “Nadie dimensionaba un piloto de teletrabajo tan grande en el mundo como el que ha traído esta situación”, explica Liliana García, coordinadora y experta en teletrabajo de Colsanitas.

Bajo esas condiciones, son varias las dificultades con las que hay que sortear por estos días para hacer llevadero el trabajo desde casa. Estas son algunas de las situaciones más frecuentes que pueden presentarse en la adaptación al teletrabajo en tiempos de contingencia, y algunas de las alternativas que pueden implementarse para solucionarlas.

La disponibilidad sin límites

En principio, se tiende a confundir que estar en casa es estar atento o alerta siempre. Por eso es muy común que en chats y bandejas de entrada lleguen mensajes, órdenes o instrucciones a cualquier hora, incluso durante fines de semana. Lo más sano que deben hacer los equipos de trabajo es respetar los horarios que siempre han cumplido en sus oficinas aunque no estén en ellas. Esta idea debe ser fomentada en general por todos los miembros de un equipo, especialmente por sus líderes. Desde que comienza la jornada es bueno que se planteen la hora del almuerzo, las de las pausas activas y la de salida como unas metas mentales que son el límite en el que todo el mundo debe parar sus labores. “A mi equipo de trabajo les digo como una broma: ‘a las 5 se va el bus, corran que nos va a dejar la ruta’, para reforzar la idea de que hay que trabajar solo hasta esa hora”, ejemplifica García. La programación y la sujeción a horarios fomentan que todos estén concentrados en su trabajo durante las horas activas y que nadie interrumpa el espacio y el tiempo libre de los demás cuando es momento de descansar.

Mucho trabajo, poco espacio

Por la forma en que se ha presentado el teletrabajo en cuarentena, es muy común que en una casa coincidan dos, tres, cinco personas con necesidades y rutinas diferentes. Muchas veces el espacio es insuficiente, y es fundamental optimizarlo. Lo más recomendable es que cada persona se apropie de un lugar en específico de la casa que funcione como su zona de obras, y cumpla, en la medida de lo posible, con los elementos que necesita para hacer su labor. Todos los miembros deben ponerse de acuerdo para respetar el espacio del otro, o turnarse las cosas que tienen que compartir, para no sentirse invadidos o incomodados, y su ritmo o su concentración no se vean interrumpidos.

Autoengaño y desconcentración

Ya sea que se comparta el mismo lugar con otras personas que también estén teletrabajando, o que se viva solo, es muy importante designar tiempo y espacio para realizar acciones puntuales. “Muchos creen que por estar en casa podrían trabajar desde la cama, o que no importa a qué hora se levanten, se bañen o almuercen… Sin embargo es importante cumplir con un orden para crear un esquema mental y emocional en el que se diferencien lugares y momentos para descansar y otros para trabajar. Si no delimitas eso, en muy poco tiempo vas a sentir que el tiempo no te rinde o que tu casa es una cárcel en la que no puedes escapar del trabajo”, explica Liliana García.

Ese orden, repetido jornada a jornada, consolida la disciplina que se necesita para no desesperar por la mezcla de encierro, carga laboral y distanciamiento que se presenta por estos días. Entre las estrategias para lograrlo están cumplir la hora de despertarse y la de dormir, usar el tiempo que se utilizaba en desplazamiento para hacer una actividad nueva como ver el capítulo de una serie o hacer una rutina de ejercicio, y respetar sagradamente la cama como lugar único para descansar y vedado para el trabajo.

"La programación y la sujeción a horarios fomentan que todos estén concentrados en su trabajo durante las horas activas y que nadie interrumpa el espacio y el tiempo libre de los demás cuando es momento de descansar".

El trabajo multiplicado

Es muy frecuente escuchar por estos días que quienes teletrabajan sienten que su carga laboral ha aumentado. Esto obedece a varios factores: el primero es que en el teletrabajo por contingencia no estén a la mano todos los recursos y condiciones para cumplir las labores con la misma agilidad. También está la falta de experiencias previas en el teletrabajo, que se van dominando en la medida en que todas las partes implicadas en un proceso estén sincronizadas. Pero también hay un temor: el desempleo. En estos casos la clave es considerar que seguramente a todo el mundo se le está presentando algún tipo de dificultad laboral. “En nuestro pensamiento colectivo debemos tener en cuenta que esto es transitorio y que al mismo tiempo todos tenemos diferentes niveles de estrés y de emociones acumuladas por lo que conlleva la contingencia: así como hay quienes tienen demasiado trabajo, hay otros que les ha tocado quedarse mirando para el techo y ninguna de las dos cosas es fácil. Considerar al otro y la situación por la que atravesamos todos es la mejor manera de no cargarnos con más estrés”, explica Liliana García.

Sacar tiempo para todo

Estar en casa trabajando no quiere decir que haya tiempo para jugar a dos bandas: no se trata de trabajar mientras se hacen al tiempo labores de casa como limpiar o cocinar. Es una de las cosas que más cuesta entender. Nuevamente, lo mejor en estos casos es negociar entre quienes comparten el mismo espacio: acordar momentos en que unos se hacen cargo de las cosas que les competen a todos (cambiar un pañal, hacer el desayuno) para que las obligaciones compartidas no recaigan sólo en una persona y se hagan más llevaderas. En cualquier caso, también es aportante ofrecerse: si en un momento alguien ve que tiene el tiempo para hacerse cargo de una tarea del hogar porque ya ha concluido sus labores, siempre será bienvenido que tome la iniciativa.

La reunión eterna

Es importante entender que la idea del teletrabajo también es aprovechar las telecomunicaciones para optimizar procesos, y eso implica tener en cuenta que las cosas se hacen diferentes a las dinámicas presenciales. “En general la gente piensa que verte en la oficina todo el tiempo, o estar siempre en tu puesto es sinónimo de trabajar mucho, y esa idea equivocada tratan de llevarla de alguna manera a la virtualidad”, explica Liliana García. Eso lleva a que la versión virtual de calentar silla en la oficina sea estar conectado todo el tiempo en aplicaciones de videollamadas para que todos vean el punto verde que indica que usted está ahí, así no esté haciendo nada. Y eso no ayuda ni aporta mucho a ningún equipo de trabajo. No se trata de acabar con las reuniones, sino de entender que no todo es una reunión. La clave fundamental de estos casos es la confianza. “La confianza es el pilar fundamental del teletrabajo. Si yo confío en mi equipo de trabajo la productividad va a ser mucho mayor y les permito ser más autónomos. Así se pueden establecer planes de trabajo semanales, poner plazos para entregables sin necesidad de monitorear todo el tiempo a todo el mundo. El mayor nivel de confianza en un equipo de trabajo es cuando acordamos un momento para concluir una tarea y cada uno organiza sus horarios de la mejor manera para cumplirla. Así pasas de ser un jefe que da lora todo el tiempo a ser un líder en el que los demás confían porque saben que vas a facilitar el flujo del trabajo”, explica Liliana García.

La virtualidad acartonada

Hay cosas que el teletrabajo puede rescatar de las dinámicas de oficinas, y una de ellas es la vida social que permite lo presencial. “Hay que entender que hay un humano al otro lado y está en cada uno traspasar esa barrera de la virtualidad. Cuando estás en la oficina y te encuentras con una persona de otra área en una zona común y hablan de cosas que no son trabajo, cuando compartes la hora del almuerzo con otras personas… esa camaradería también debe tener su espacio en lo virtual: los espacios virtuales no son solo para rendiciones de cuenta”, explica Liliana García. Para hacer más ameno el trabajo grupal a la distancia se puede recurrir a detalles tan sencillos como preguntarles a los demás cómo llevan la cuarentena, o tomar alguna pausa todos al tiempo para hacer algún juego en línea.

* Periodista. Colabora con medios impresos y audiovisuales en Colombia y América Latina.